Using PARA + Notion to handle any information
[Esse artigo foi traduzido pelo gpt]
Sumário
Introdução
Em fevereiro, alguns dias depois de ter chegado em Portugal, eu li um artigo do Tiago Forte (agora, vendo o canal do YouTube dele, eu fico me perguntando por que a url é “simulacrumsquared” 🤔) explicando um método para manter informação digital (em outras palavras, qualquer informação) e eu fiquei meio curioso.
Eu estava no meio de uma mudança de país e visualizei isso como um bom jeito de começar — dessa vez de verdade 😅 — a organizar minhas coisas.
E hoje, depois de quase dois meses usando, eu percebi que todo mundo deveria pelo menos saber que isso existe. Para mim, que tenho ADHD e uso a internet desde os 8 anos, isso me ajuda a filtrar toda a informação que eu consumo. Se você está aqui, provavelmente você passa muito tempo navegando, recebendo milhões de bytes de informação por dia.
Claro que, depois de anos lidando com notícias lixo e memes engraçados, você constrói um filtro natural no cérebro que guarda alguns dados e joga outros fora — mas isso pode ser dominado quando você anota.
Além do filtro, agora eu estou olhando para minha rotina e meus objetivos de outro jeito. Eu consigo ver TODOS OS MEUS ERROS, então minha tristeza aumenta quando eu percebo que eu não fiz 60% do que eu queria (sim: só queria, eu nem planejei). Isso é bem frustrante 😩, mas é necessário porque: notas geram métricas, métricas mostram progresso, e progresso é o que todo mundo quer.
Ok, sem mais lero-lero, foi mal.
O método PARA
PARA significa Projects, Areas, Resources and Archives. Primeiro: eu não sigo 100% do método; não é necessário começar com tudo. Eu comecei com Areas e Tasks, e com o tempo eu fui adicionando o que eu precisava (também chamado de JIT - Just in time). Um resumo rápido:
- Projects: um objetivo para ser feito em um período de tempo. É o item mais acionável e provavelmente o melhor ponto para começar.
- Areas of responsibility: coisas com as quais você precisa se preocupar de vez em quando. É abstrato e não tem um fim definitivo, como “Saúde”, “Estudos”, “Viagens”, “Dinheiro”.
- Resources: notas e arquivos que você pode precisar algum dia. Você pode colocar links de posts, vídeos do YouTube ou qualquer coisa. Quando você salva algo que te interessou mas não tem tempo naquele momento, isso é exatamente um resource para guardar.
- Archives: basicamente é qualquer uma das três coisas acima que você não usa mais. Se você é dev, é como quando você cria a coluna “doesn’t exist” em uma tabela do banco. Quando você não usa mais uma Area — tipo, se você se mudou e decide que não vai ter “Garden” — você não precisa excluir: só joga para Archives. Eu gosto de ver isso como Resources que você considera inúteis.
Também existem três regras para manter.
- Magic Number 4: Não crie mais do que 4 categorias.
- Mirror task/project management: Use a mesma estrutura em qualquer software.
- Separates actionable from non-actionable: Saiba a ordem projects > areas > resources > archives.
Como eu uso
Ok, claro que tem muito mais além disso: várias mini-definições e metodologias que você pode usar. Você pode ver tudo aqui. Mas como eu disse, o essencial já me ajuda muito, e eu uso desse jeito:
Sim, eu sei: eu não sou designer mais, e dá para ver por quê acima 🥲. Mas, como você também pode ver, minha organização não é perfeita… mas pelo menos é uma organização, ok?
Para ser honesto, desde que eu cheguei em Portugal 🇵🇹 eu não sei exatamente o que eu quero e o que eu vou fazer. Eu só estou seguindo a vida. Então minha lista de projetos era tipo “eu quero isso e aquilo mas não sei quando nem por quê”. Projetos precisam ser detalhados e precisos; eu não tinha nenhum, então eu comecei por Areas.
Hoje eu fico mais na página de Areas do que na de Projects — isso é um problema ⚠️ — mas eu estou consertando isso conforme eu defino meus novos projetos.
Tasks
Certo: basicamente eu tenho várias relações N:N (many-to-many) no meu Notion. A mais importante é o banco de dados ✅Tasks.
Uma task é o item mais acionável do meu workspace; é basicamente a base da produtividade. Num dia comum, normalmente eu tenho 4 tasks (diário, trabalho, treino e sempre aparece mais alguma coisa).
Graças ao Notion, cada task é uma página (na verdade, quase tudo), então eu consigo detalhar qualquer coisa que eu fiz no trabalho, no meu dia, no treino.
Isso é bom porque NINGUÉM consegue lembrar de tudo todo dia — nem as coisas importantes. Talvez você tenha na mente, mas três dias já são suficientes para substituir por outra informação. Meu banco de dados de Tasks aparece principalmente numa visão de calendário com todas as minhas tasks:
Desculpa pelo português + inglês misturado 😅. Eu sou brasileiro 🇧🇷, então às vezes isso é natural.
Como você pode ver, eu ainda não escrevo tudo, mas eu estou tentando — vai.
Quase todas as minhas tasks têm relação com Areas e Projects. Às vezes, quando em uma task eu estou escrevendo algo que pode ser reutilizado, eu prefiro linkar com um Resource. Por exemplo: quando eu estava traduzindo o artigo do P.A.R.A, era uma task mas eu linkei com uma página em Resources e escrevi lá:
Olha: eu tenho a relação “Resource” no banco de dados de tasks para linkar na tabela de resources. Também, para facilitar para meu cérebro, eu uso o mesmo ícone do banco de Resources na task (🗃️).
Você pode ver que eu uso templates nas tasks para preencher mais rápido ao longo do dia. Por exemplo, meu template de Workout 💪🏼:
Tudo isso é escrito automaticamente pelo Notion, então no começo do treino eu crio uma task, seleciono o template e começo a preencher. Eu não preciso selecionar emoji, cores, area ou tipo. Eu configuro uma vez e começo a usar.
Eu também tenho um template para meu Diary 🗞️, onde basicamente eu tenho espaço para descrever meu dia e um checklist de hábitos (não pergunta se eu marco tudo 👀). Um template Daily🗒️, onde eu resumo o que eu fiz no trabalho e o que eu tenho que fazer no dia seguinte. E por fim um template de tarefa diária ⬜, onde eu uso esse emoji de quadrado vazio quando eu crio e, quando termino, eu coloco um ✅.
Projects
Seguindo a ordem do que é acionável, Projects é onde você coloca tasks. Pelo menos era para ser 😅.
Mesmo eu não tendo muitos projetos, existe um fluxo muito bom entre projects e tasks no Notion. Tudo porque eu posso criar uma relação entre uma task e um project e ver as tasks na página do project.
O Notion tem um sistema excelente de input e output de informação. Olha minha página de Projects:
Eu sei. Só dois projetos. Eu te avisei.
Mas olha: eu consigo criar projects e mudar o status entre To do, Doing e Done. Isso facilita visualizar tudo. Mas todo mundo sabe isso — é um kanban.
A mágica é aqui, dentro de cada project:
Primeiro: todo project tem uma due date. Segundo: todo project tem um objetivo. E, claro, todo project tem tasks.
Esses três itens podem ser modificados com o tempo, mas quando você cria, você precisa pelo menos de um objetivo, uma due date e uma task (mesmo que seja “chegar no objetivo”).
Ok, mas agora a parte legal, porque devs amam automação ⚡. Repara que as tasks abaixo do Aim são uma view do meu banco de Tasks filtrada para mostrar somente as tasks relacionadas a esse project e agrupadas por status (caso você não conheça bem os conceitos de views e databases do Notion, eu recomendo este vídeo).
Ou seja: o Notion também permite transformar qualquer coisa em qualquer coisa. Nesse caso, eu fiz uma lista não ordenada (detalhada) para as tasks do meu project e arrastei e soltei no campo “To do” da view de Tasks. O Notion transforma cada item da lista em uma task no banco de dados. Se você detalhou o item com itens filhos, eles vão aparecer na página da task.
Eu não sei se eu expliquei isso bem, então eu fiz um vídeo:
Também dá para ver que eu tenho um template para projects também — isso é só para lembrar o padrão do project e não perder tempo pensando “como eu fiz isso?”.
Tem mais uma coisa: quando você cria as tasks de um project, você pode colocar due dates para cada uma delas, e aí elas aparecem no calendário de Tasks. Eu gosto muito de como o Notion deixa esse fluxo simples e rápido 👍🏻.
Areas
Minha página de Areas é basicamente minha homepage. É o ponto de partida para tudo que eu preciso no dia a dia.
Quando eu criei a página, eu coloquei umas 10 areas, mas eu percebi que eu só usava 5 ou 6 delas. Então eu apaguei e criei um Resource “Future areas” para não esquecer coisas com as quais eu quero me preocupar, mas que atualmente não são prioridade. Por exemplo, dinheiro. Claro que eu tenho que me preocupar com dinheiro, e eu preciso organizar, aprender e ter metas financeiras, mas agora eu não consigo dar tempo para isso. Sim, meu dinheiro está voando 💸
Eu preciso ser honesto comigo mesmo: não é bom manter uma Area se eu não estou fazendo nada sobre ela. Faça primeiro o que você consegue fazer. Depois, quando você estiver com tudo bem feito e se sentir confortável para adicionar uma Area, você adiciona — sem comprometer outras Areas.
Eu não mencionei antes, mas “Areas”, originalmente, é “Areas of responsibility”, então eu tenho que ser responsável.
Eu gosto de criar um database para minhas areas e mostrar numa view de gallery. Isso me permite colocar imagens e, consequentemente, ver todas as minhas areas mesmo quando eu quero só uma naquele momento. Fazendo isso, eu não consigo ver minhas areas na sidebar do Notion 😔, mas eu prefiro assim, em vez de criar subpáginas — mas claro, é pessoal. Aqui estão minhas areas:
Como você pode ver, eu também não uso muito banners e decorações no Notion. Eu faço isso porque, pelo menos agora, eu não estou usando Notion 100% (eu diria nem 70%) do jeito certo; eu ainda estou no meio do caminho. Então eu não acho que colocar decoração (distração) vá me ajudar — na verdade, vai atrapalhar. Eu sou hiperativo; não dá para me dar possibilidades de me distrair.
Bom, falando de uma página de Area: eu gosto de pensar que areas são a referência maior de qualquer item no meu Notion. Deveria ser possível relacionar qualquer item a uma area.
Por isso, ali em cima, na minha imagem linda de organização, tudo aponta para uma Area — mas a Area em si não aponta para nada; só contém as coisas.
Páginas de Area contêm conteúdo específico e links para os outros itens:
Como você pode ver, eu gosto de colocar uma frase inspiradora em algumas areas. Eu acho que um pouco de glamour não faz mal. Sim, cringe.
À direita, eu crio uma subpágina com uma view das tasks, projects e resources filtrados para aquela area. À esquerda, eu coloco páginas sobre a própria area.
Eu brinquei sobre a frase, mas muita gente gosta de usar inspiração nessas páginas para se motivar todo dia. Eu não acho que seja uma má ideia — eu só não posso dar espaço para distrações ☹️ **
Resources
Por fim (last but not least), os Resources. Isso aqui é simples: qualquer informação que você ache que é útil, você guarda aqui. Qualquer conteúdo que você consome e dá aquela sensação de “isso é importante”. Eu, pessoalmente, salvo muitos artigos de dev, vídeos do YouTube, podcasts e minhas próprias notas:
Eu uso muitos filtros e tags para separar — provavelmente é onde eu guardo mais informação.
Extras
- No browser, eu uso a extensão notion-enhancer para usar emojis da Apple. Eles são melhores, admite.
- Eu aprendi a usar Notion direito com vídeos do Thomas Frank, este vídeo e Tiago Forte.
- Se você quer deixar um Notion bonito, eu recomendo visitar a Showcase no Notion Reddit.
- Você pode usar mais cores e fontes no Notion com KaTeX Formatting.
- Se você é dev e gosta de Notion, eu recomendo você dar uma olhada na Notion API. Eu ignorei por meses e eu me arrependo. Agora eu estou usando ela na página /contact deste site.